+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Срок оформления личного дела на нового работника

Личные дела ЛД , в соответствии с требованиями Федерального закона от На остальные организации коммерческие и НКО такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как можно оформить сотрудника?

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Личные дела ЛД , в соответствии с требованиями Федерального закона от На остальные организации коммерческие и НКО такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Поэтому познакомимся с ними внимательнее. В соответствии с подп. Особого регламента по ведению ЛД нет есть только для гос. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:. Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников анкеты, учетные карточки , так и их копии.

Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании.

Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:. Во второй группе будут личные документы на детей работника необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ , договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору в случае их заключения , приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:. Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются.

Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника.

Это усложняет работу, да и ни к чему в целом. В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации пункт 2 статьи 5 Федерального закона от Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай.

Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек. Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц пункты 42, 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах.

Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время свыше 10 лет , и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет статья Федерального закона от Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы.

Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений. Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы. Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале это не дань графоманству, это удобно для поиска. Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

ИНН для иностранных граждан — это двенадцатизначный персональный идентификационный номер, присваиваемый человеку налоговыми органами. Он необходим для учета доходов иностранца и уплачиваемых им налогов. Работодатели должны обеспечивать хранение и защиту персональных данных сотрудников. За разглашение этой информации работодатель несет ответственность.

В этой статье мы рассмотрим порядок хранения и использования персональных данных работников, а также расскажем о документах, которые кадровикам следует использовать в своей работе. СНИЛС — номер персонального счета в системе индивидуального учета. Его обязан иметь каждый гражданин, который хочет официально работать или оказывать услуги. Он понадобится и при получении государственных услуг, льгот, пособий.

Эта информация пригодится и работодателям, и работникам. Его наличие означает, что человек прошел регистрацию в государственной системе пенсионного страхования, может отчислять страховые взносы и рассчитывать на пенсию по старости.

Общий регламент по защите данных является обязательным при обработке личной информации граждан как в границах ЕС, так и за его пределами. Российскому бизнесу это нужно учитывать, если они каким-то образом сами обрабатывают или имеют доступ к персональным данным европейцев.

Состав личного дела работника. Юлия Дидух. Кадровики нередко испытывают трудности с оформлением, ведением и хранением личных дел работников. Поэтому подробно рассмотрим состав личного дела работника , а также другие связанные с этим вопросы.

Связанные статьи. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить: какие бумаги будут храниться в личных делах состав , а также с какой целью; порядок ведения; перечень работников, на которых будут оформляться ЛД; порядок доступа к информации; сроки и режим хранения; особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения. Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс. Какие документы входят в состав ЛД Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников анкеты, учетные карточки , так и их копии.

Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на: формируемые в момент устройства человека на работу; возникающие в процессе работы в фирме; документы об увольнении из конкретной компании. В первую группу могут войти: резюме, составленное для вакансии соискателем; анкета работника для личного дела используется произвольная форма бланка по желанию ; заявление о приеме на работу; характеристика с предыдущего места работы или рекомендации если они есть ; копии документов с персональными данными физлица паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию , дипломов ; справка о наличии отсутствии судимости при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию ; справка о прохождении медицинского осмотра при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и медкнижка; трудовой договор оригинал работодателя ; приказ о приеме на работу.

Здесь же, при необходимости, можно хранить: копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков; объяснительные записки, служебные записки, различные акты и уведомления. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов. Правила ведения и сроки хранения В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ. Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Как получить ИНН иностранному гражданину ИНН для иностранных граждан — это двенадцатизначный персональный идентификационный номер, присваиваемый человеку налоговыми органами. Персональные данные работника Работодатели должны обеспечивать хранение и защиту персональных данных сотрудников. Образцы документов. Оформляем образец обязательства о неразглашении персональных данных работников.

Образец положения о персональных данных работников. Образец приказа о персональных данных работников. Club TK.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

ст. 44 Закона от 27 июля г. № ФЗ). Особенности порядка оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента.

Состав личного дела работника

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела ГОСТ Р Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование группировка документов в дела.

Порядок оформления личного дела сотрудника

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Личное дело на каждого сотрудника формируется в отдельной папке, представляя собой удобную форму систематизации персональных данных. Ведение личных дел не является обязательным требованием для всех организаций.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Скачать титульный лист для личного дела. Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании. В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП. Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Документы для личного дела работника и его формирование

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела. Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника или обучения.

Скачать Титульный лист и Опись документов для личного дела (образец). Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел .

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы. Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись. Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Личное дело работника

.

Личное дело сотрудника

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Любава

    Потом введут по всей Украине и выборов не будет и так он будет сидеть со своей мафией

  2. Доминика

    Первый Съезд народных депутатов РСФСР,

  3. Глафира

    Мрази, самые настоящие! Скидка должна быть как минимум 80%